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Administración electrónica y Política de gestión de documentos

Normas y directrices para la gestión de documentos y archivo electrónico

Los procesos de archivo y gestión documental de la Diputación Provincial de Valladolid han sido recogidos en el documento Política de Gestión de Documentos de la Diputación Provincial de Valladolid, aprobado por Resolución de la Presidencia número 3994 / 2015, que se constituye en el marco de referencia para la implantación de procedimientos electronicos y para el tratamiento de los documentos producidos en su tramitación. Juanto a este documento, se incorporan algunos anexos que completan y concretan el modelo, proporcionando soluciones conceptuales y procedimientos de trabajo.

Anexo 1Reglamento del Archivo Provincial, aprobado por acuerdo número 35, en sesión del 27 de febrero de 1998

Anexo 2: Cuadro de Clasificación de Documentos

Es un repertorio de series de expedientes, subexpedientes, volúmenes y documentos producidos por la Diputación Provincial de Valladolid y por cada uno de los Ayuntamientos de la Provincia integrados en el sistema. Las series se configuran como categorías con un estructura jerárquica descendente de base funcional. El Cuadro de Clasificación proporciona también la estructura de organización del archivo electrónico y de los documentos como parte de agrupaciones de nivel superior. El Cuadro de Clasificación proporciona dos metadatos de importancia el MDPVA7_Código de Clasificación y MDPVA10_Nombre de la entidad. Así mismo, forma parte del metadato MDPVA8_Ruta que representa la ubicación de un documento electrónico en el organigrama del Archivo Electrónico.. Por último, a través del Código de Clasificación se establecen los vínculos con el Calendario de Conservación y las Normas de Acceso.
 
Anexo 3: Vocabulario de metadatos
 
Es un modelo conceptual con un repertorio de todos los elementos de metadatos de posible aplicación a cada uno de los niveles de agrupación (Serie, Expediente, Subexpediente y/o Volumen y Documentos) de la entidad documentos. Junto al modelo general, se han elaborado modelos de aplicación a los distintos niveles de agrupación con explicaciones sobre la composición y origen de los metadatos aplicables a cada uno, su frecuencia, programa que los informa y equivalencias con los metadatos de MoReq2 y ENI. En el momento de la configuración de la implantación de procedimientos electrónicos, se proporcionará a las empresas adjudicatarias ejemplos de aplicación de los metadatos a los expedientes que se vayan a implantar.

 

Anexo 4Directrices para la integración de las aplicaciones de tramitación en el repositorio electrónic

En este documento se explican desde un punto de vista informático la estructura creada en Alfresco para el almacenamiento de expedientes, subexpedientes, volúmenes y documentos. Se indica cómo y dónde se deben almacenarse los expedientes, subexpedientes, volúmenes y documentos, así como la sintaxis que debe utilizarse para la configuración de alguno de ellos. Existen metadatos, para cada nivel, que aun siendo parte de los expedientes, subexpedientes, volúmenes y documentos, no deben ser utilizados por las aplicaciones. Por ello, en este documento se enumeran aquellos metadatos que las aplicaciones deben tener que cumplimentar, para una correcta grabación en Alfresco para cada uno de los niveles del archivo.

Anexo 5Normas de gestión documental y archivo electrónico

5.1 Procedimientos de Gestión Documental

En este apartado se dan directrices en relación a los procesos a desarrollar en la recepción de los documentos en las oficinas y su incorporación a los expedientes con referencia tanto a los expedientes electrónicos, como a los expedientes mixtos. Se explica, así mismo, los vínculos informáticos que se pueden establecer entre los distintos documentos mediante enlaces y las propiedades de herencia para representar las relaciones. Por último, se detalla el sistema de codificación empleado en el sistema, con especial mención a los identificadores y códigos de clasificación.

5.2 Organización del Archivo Electrónico

Se representa el organigrama del Archivo Electrónico en sus niveles jerárquico-descendentes de Fondo, Serie, Expediente, Subexpediente y/o Volumen y Documentos y se den normas específicas para el archivo de la página web

Anexo 6Reglamento regulador de la Sede Electrónica y Registro Electrónico de la Diputación Provincial de Valladolid